Vedtægter
§1.
Navn og hjemsted.
Foreningens navn er: ”Hals Museumsforening og Arkiv” Foreningen er hjemmehørende i Aalborg kommune.
Hals Museumsforening og Arkiv’s arbejdsområde er Vester Hassing, Øster Hassing/Gåser, Ulsted og Hals sogne.
§2. Formål
Foreningens formål er:
At være støtteforening for Hals Museum.
At drive et lokalhistorisk arkiv.
At fremme og styrke den almene interesse for områdets historie og medvirke til at bevare egnens historiske værdier.
At indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig herkomst med tilknytning til området og dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
At stille de indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter gældende regler for tilgængelighed.
At sikre at det indsamlede materiale er i offentligt eje og at det forbliver i offentligt eje.
§3. Videre medlemskaber og samarbejder.
Hals Museumsforening og Arkiv er medlem af Arkivudvalget for Aalborg Kommune. Lokalhistoriske arkiver i Nordjyllands Amt (LANA), og Sammenslutningen af Lokalhistoriske arkiver (SLA).
Hals Museumsforening og Arkiv deltager i lokale, regionale og landsdækkende fællesregistreringerder er godkendt af SLA eller LANA.
Hals Museumsforening og Arkiv er med i Arkivudvalget for Aalborg Kommune
I øvrigt samarbejder Hals Museumsforening og Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner.
§4. Medlemmer
Som medlemmer kan optages alle interesserede, der kan tilslutte sig foreningens formål og vedtægter.
Medlemskab opnås ved indbetaling af kontingent for indeværende år. Et medlem slettes, når kontingentet ikke er betalt inden udløbet af den frist som bestyrelsen vedtager.
Æresmedlemmer udnævnes af bestyrelsen. Æresmedlemmer er kontingentfrie.
§5. Bestyrelse.
Hals Museumsforening og Arkiv ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer, der vælges på foreningens generalforsamling.
Bestyrelsesmedlemmer, valgt på generalforsamlingen, vælges for 2 år ad gangen, dog vælges suppleanter til bestyrelsen kun for 1 år. Afgår et bestyrelsesmedlem indenfor valgperioden, indtræder en suppleant i det afgåede bestyrelsesmedlems sted.
Bestyrelsen konstituerer sig efter generalforsamlingen med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret.
Bestyrelsen udpeger en arkivansvarlig blandt eller uden for bestyrelsens medlemmer. Arkivet administreres i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at gældende tilgængelighedsregler respekteres. Jævnfør arkivloven m.m.
Bestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalg, arbejdsgrupper og lignende med medlemmerudenfor bestyrelsens kreds.
Bestyrelsen kan, om nødvendigt, antage lønnet medhjælp.
Bestyrelsen udpeger to bestyrelsesmedlemmer og to personlige suppleanter til repræsentantskabet for Nordjyllands Historiske Museum.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøde afholdes, når formanden finder det fornødent, eller mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne kræver det. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpel stemmeflerhed; ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsen er pligtig til at udarbejde referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger.
§6. Generalforsamling.
Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned.
Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen sker via foreningens hjemmeside eller lokale dag- eller ugeblade.
Dagsordenen til den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Formanden aflægger foreningens beretning for det forløbne år.
3. Kassereren aflægger foreningens reviderede regnskab.
4. Behandling af indkomne forslag.
5. Valg af 3 eller 4 bestyrelsesmedlemmer. Valg af 2 suppleanter. Valg af 2 revisorer.
6. Fastsættelse af kontingent for næstkommende år.
7. Eventuelt.
Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til, hvor mange medlemmer der er til stede, og generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed, med mindre andet følger af nærværende vedtægt.
Stemmeberettigede er alle medlemmer. Afstemningen skal ske skriftligt, såfremt blot én af de stemmeberettigede måtte ønske det.
§7. Regnskab og formue
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Pengemidler som foreningen råder over skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et pengeinstitut, dog kan mindre beløb – svarende til 20 medlemmers årlige kontingent – henligge som kontant beholdning.
Foreningens regnskab skal før den ordinære generalforsamling være revideret af 2 revisorer.
Revisorer vælges af generalforsamlingen for 1 år ad gangen.
§8. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen, og skal indkaldes når mindst 50 medlemmer skriftligt forlanger det med angivelse af dagsorden.
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen sker via hjemmesiden eller lokale dag- eller ugeblade.
§9. Vedtægtsændringer
Ændringer i vedtægterne skal vedtages på en generalforsamling med simpel stemmeflerhed.
Vedtægtsændringer skal godkendes af Arkivudvalget for Aalborg Kommune og SLA.
§10. Opløsning
Foreningen kan kun opløses, når det ved indkaldelsen til ordinær eller ekstraordinær generalforsamling udtrykkeligt er meddelt i indkaldelsen, at punktet står på dagsordenen, og såfremt 2/3 af de afgivne stemmer går ind derfor.
Hvis foreningen opløses, skal samlingerne ifølge Arkivudvalgets vedtægter, overgå til Aalborg Stadsarkiv, så samlingernes forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Ved opløsning anvendes evt. formue til almennyttigt formål i Vester Hassing, Øster Hassing/Gåser, Ulsted og Hals sogne efter bestyrelsens skøn.
§11. Ikrafttræden
Disse vedtægter træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen, dog under forudsætning af godkendelse af Arkivudvalget for Aalborg Kommune, SLA samt Aalborg Kommune.
Således vedtaget på generalforsamlingen tirsdag den 19. marts 2013. §5 og §6 ændret ved generalforsamlingen 28. marts 2022